Jour-Fixe-Meetings in der PR: Mehr als nur Routine

Wir alle kennen das: Meetings, Meetings und noch mehr Meetings. Oft sitzen wir den Großteil unseres Tags in Besprechungen fest, die nur wenig bringen und unsere Zeit stehlen – ineffizient und frustrierend. Doch nicht alle Konferenzen sind so. Das Jour-Fixe-Meeting ist ein Paradebeispiel dafür, wie ein festes Format mit klaren Regeln Struktur in die Zusammenarbeit bringt. Daher gehört es auch in der PR-Arbeit zum Standard.

Wir von Public Affairs, der PR-Unit der Counterpart Group, nutzen Jour-Fixe-Meetings sehr gerne dazu, um PR-Kampagnen dauerhaft auf Kurs zu halten. Die regelmäßigen und eher kurz gehaltenen Besprechungen bilden im laufenden Projekt vielleicht sogar die wichtigste Schnittstelle zwischen uns als Agentur und dem uns beauftragenden Kundenunternehmen. Warum das so ist und wie wir es immer schaffen, das Beste aus diesen Meetings herauszuholen, erfahren Sie im heutigen Blogbeitrag.

Eine kurze Definition: Was ist eigentlich ein Jour-Fixe-Meeting?

Ein Jour-Fixe-Meeting (aus dem Französischen „Jour Fixe“ für „fester Tag“) ist eine regelmäßig stattfindende Besprechung, die häufig wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich angesetzt wird. Diese Regelmäßigkeit ist besonders in der PR-Arbeit sehr nützlich, da sie klare Kommunikationswege schafft und eine durchgängige Abstimmung zwischen Agentur und Kundenunternehmen gewährleistet.

Doch Jour Fixes gibt es nicht nur in der PR. Ganz allgemein haben sie das Ziel, den Austausch zwischen allen an einem bestimmten Projekt beteiligten Parteien – in unserem Fall zwischen uns als PR-Agentur und den Ansprechpersonen auf Kundenseite – zu fördern. Zudem schaffen sie Transparenz und geben den nötigen Rahmen, um offene Fragen direkt zu klären.

Dabei sind Jour Fixes mehr als reine Status-Meetings. Sie bieten Raum für:

• Updates: Austausch zu aktuellen (Teil-)Projekten und Aufgaben. Wo stehen wir, was machen wir als Nächstes?
• Abstimmungen: Möglichkeit, Freigaben direkt einzuholen beziehungsweise zu erteilen und Verantwortlichkeiten sowie Prioritäten verbindlich festzulegen.
• Strategie (wenn nötig): Auch die Diskussion langfristiger Ziele und die Anpassung an neue Herausforderungen kann Teil von Jour Fixes sein – auch wenn das nicht ihr prioritärer Zweck ist. Für eine strategische Weichenstellung ist ein Quarterly in der Regel der bessere Rahmen.

Jour-Fixe-Meeting oder Quarterly: Was wofür?

Ein Quarterly Business Review (QBR) – kurz Quarterly – findet in der Regel einmal pro Quartal statt (daher auch der Name) und ist durch seine Regelmäßigkeit auch eine Art Jour-Fixe-Meeting. Beide Formate haben eine ähnliche Struktur und Zielsetzung:

1. Wiederholungen: Beide Meetingformen folgen einem festen Rhythmus.
2. Orientierung: Sie bieten eine Plattform, um Erfolge zu bewerten und neue Ziele zu definieren.
3. Fokus: Beide Meetings gehen über reine Statuscalls hinaus und dienen als Steuerungsinstrumente.

Im Detail unterscheiden sich die beiden Meetingformate aber doch: Beim Jour Fixe steht in der Regel der operative Alltag im Fokus, während ein Quarterly eher eine strategische Ausrichtung hat: Was haben wir bisher geschafft? Wie wollen wir uns künftig aufstellen, um unsere Ziele noch besser zu erreichen?

Die Mischung macht’s!

Ein Quarterly kann operative Jour Fixes also gut ergänzen. Innerhalb eines PR-Vertrags nutzen wir unsere engmaschigen Jour-Fixe-Meetings dazu, beispielsweise Medienanfragen und die konkrete Content-Planung der nächsten Wochen zu koordinieren. In einem Quarterly hingegen thematisieren wir die Erfolge der PR-Kampagne im gesamten vorangegangenen Quartal. Es dient außerdem dazu, die bisherige Strategie kritisch zu hinterfragen und die richtigen Weichen für die erfolgreiche Weiterführung der laufenden PR-Kampagne zu stellen.

Die Vorteile eines guten Jour-Fixe-Meetings

Ein Jour-Fixe-Meeting, das gut geplant und durchgeführt wird, ist für die PR-Arbeit Gold wert. Die wichtigsten Vorteile sind:

1. Transparenz und Effizienz

Ein regelmäßiges Jour-Fixe-Meeting, sei es als reales Treffen oder als Videocall, stellt sicher, dass alle Beteiligten stets auf dem gleichen Wissensstand sind. Das minimiert Missverständnisse und sorgt für eine klare Kommunikation.

2. Schnellere Entscheidungsfindung

Durch feste Strukturen und klare Agenden können Entscheidungen schneller getroffen werden. Dies ist besonders in dynamischen Geschäftsumfeldern von Vorteil.

3. Förderung der Teamarbeit

Ein Jour-Fixe-Meeting bietet Raum für offenen Austausch und die Stärkung der Zusammenarbeit zwischen allen beteiligten Parteien.

4. Strategische Ausrichtung

Ähnlich wie ein Quarterly können – wenn nötig – auch Jour-Fixe-Meetings dazu genutzt werden, langfristige Ziele zu überprüfen und anzupassen, auch wenn das nicht ihr vordergründiger Zweck ist. Nutzen Sie aber gerne die Gunst der Stunde, wenn schon mal alle wichtigen Personen Zeit für Sie haben!

Psychologische Aspekte: Das Jour-Fixe-Meeting als vertrauensbildende Maßnahme

Ein gut gestaltetes Jour-Fixe-Meeting bietet aber nicht nur operative Vorteile, sondern trägt auch wesentlich zur Stärkung der Kunde-Agentur-Beziehung bei.

Regelmäßige und verbindlich durchgeführte Jour Fixes fördern das Vertrauen in die Agentur, da Fortschritte und Herausforderungen konsistent und transparent kommuniziert werden. Diese Offenheit schafft eine Kultur der Zusammenarbeit, die es ermöglicht, auch schwierige Themen effektiv anzugehen.

Darüber hinaus bieten Jour-Fixe-Meetings allen Beteiligten die Gelegenheit, ihre Perspektiven einzubringen. Das bereichert nicht nur die Lösungsfindung, sondern stärkt auch das Gefühl von Wertschätzung und Teamzugehörigkeit.

Kritische Stimmen zu Jour-Fixe-Meetings

Trotz der zahlreichen Vorteile gibt es immer wieder Kritik. Indem wir uns diese potenziellen Nachteile aber bewusst machen, können wir unsere Jour-Fixe-Meetings als eine wirklich wertvolle und zielführende Methode der Zusammenarbeit etablieren.

Gefahr der Routine und Ineffizienz: Regelmäßige Meetings können schnell zu einer reinen Formalität werden, bei der Inhalte wiederholt werden, ohne dass ein echter Mehrwert entsteht. Oder man trifft sich, ohne überhaupt ein Thema zu haben. Einfach, weil es jetzt dran ist und im Kalender steht. Daher sollte jedes Meeting zwingend eine klare Agenda haben und ergebnisorientiert bleiben.

Zeitaufwand: Häufige Jour Fixes können den Eindruck erwecken, dass mehr Zeit in Meetings als in die eigentliche Arbeit investiert wird. Gerade als Dienstleister gehen wir täglich einen schmalen Grat entlang. Denn Zeit ist bekanntermaßen Geld. Daher ist es wichtig, Meetings kurz und prägnant zu halten und sicherzustellen, dass nur relevante Themen behandelt werden.

Dominante Teilnehmer:innen: Wenn einzelne Personen die Diskussion bestimmen, kann dies dazu führen, dass andere Meinungen nicht gehört werden. Eine gute Moderation ist daher essenziell. Auf das Thema Moderation werden wir später noch ausführlich eingehen.

Verlust der Flexibilität: Die feste Regelmäßigkeit von Jour-Fixe-Meetings kann in manchen Situationen zu starr wirken. Flexibilität in der Agenda oder die Möglichkeit, Meetings bei Bedarf anzupassen oder zu verlegen, kann diese Herausforderung leicht lösen.

Wie gestaltet man ein effektives Jour-Fixe-Meeting?

Gerade in der PR-Arbeit verlaufen Kampagnen häufig sehr dynamisch, es gibt ad-hoc-Presseanfragen oder eine Krise tritt ein und die Krisenkommunikation muss eingeleitet werden. Dinge müssen geregelt und Entscheidungen getroffen werden. Engmaschig geplante Jour-Fixe-Meetings helfen hierbei. Damit diese dann auch so effizient wie möglich ablaufen, gibt es bei ihrer Planung und Durchführung einiges zu beachten:

1. Klare Agenda setzen

Gute Vorbereitung ist alles! Die Agenda sollte im Vorfeld festgelegt und den Teilnehmer:innen rechtzeitig mitgeteilt werden. Typische Punkte sind:

• Status-Updates zum Projekt und den relevanten Teilprojekten
• Analyse der aktuellen Ergebnisse, ggf. Manöverkritik
• Diskussion strategischer Herausforderungen
• Definition Next Steps und Verantwortlichkeiten

2. Zeitmanagement beachten

Ein Jour-Fixe-Meeting sollte zielgerichtet und effizient ablaufen, ohne dabei die geplante Zeit zu überschreiten. Überziehungen vermitteln nicht nur einen Eindruck von fehlender Professionalität, sondern können auch als mangelnde Wertschätzung gegenüber den Teilnehmer:innen verstanden werden, die häufig Anschlusstermine haben. Um dies zu vermeiden, ist es essenziell, die Dauer des Meetings im Blick zu behalten. Nutzen Sie hierfür praktische Tools wie Timer oder die automatische Erinnerungsfunktion in Outlook oder Teams, die rechtzeitig auf das nahende Ende des Meetings hinweisen.

3. Teilnehmer:innen gezielt auswählen

Nicht alle müssen zwingend bei jedem Jour-Fixe-Meeting dabei sein. Wir als PR-Agentur achten stets darauf, die Teilnehmer:innen entsprechend der jeweiligen Agenda zu selektieren. Das bedeutet: Wir laden nur diejenigen ein, deren Expertise oder Verantwortlichkeiten für die anstehenden Themen wirklich benötigt werden. So stellen wir sicher, dass Diskussionen fokussiert bleiben und die wertvolle Zeit derer nicht verschwendet wird, die keinen direkten Beitrag leisten können.

4. Technologien nutzen

Digitale Tools sind in der heutigen Arbeitswelt unverzichtbar geworden, insbesondere bei hybriden Arbeitsmodellen. Wir von Public Affairs nutzen standardmäßig Plattformen wie Microsoft Teams, Google Meet oder Zoom, um alle Beteiligten unabhängig ihres Standorts schnell und unkompliziert „an einen Tisch“ zu holen. Das spart Zeit und Reisekosten und erleichtert häufig auch die Terminfindung.

5. Besprechung moderieren

Ein Jour-Fixe-Meeting kann nur dann wirklich effektiv sein, wenn es klaren Gesprächsregeln folgt. Dazu ist es wichtig, dass es eine:n Moderator:in gibt, die oder der entlang der vorab festgelegten Agenda durch das Meeting führt. Bei Abschweifungen sollte diese Person auch eingreifen, um den Fokus wiederherzustellen. Die PR-Expert:innen von Public Affairs, die durch die Jour Fixes mit unseren Kund:innen führen, achten außerdem darauf, dass alle die Gelegenheit haben, ihre Sichtweise und ihre Ideen darzulegen, ohne unterbrochen zu werden – solange die Redebeiträge ergebnisorientiert sind.

Ablaufbeispiel für ein Jour-Fixe-Meeting:

Das Jour-Fixe-Meeting beginnt klassisch mit einer kurzen Begrüßung aller Anwesenden und der Zusammenfassung des Besprechungsziels, gegebenenfalls hier schon mit einem Hinweis auf den gesetzten Zeitrahmen („Die heutige Agenda ist umfangreich. Lasst uns daher gleich loslegen, damit wir pünktlich um 16 Uhr das Meeting schließen können.“). Im Anschluss gibt jede:r Teilnehmer:in ein kurzes Update zum jeweiligen Aufgabenbereich. Hier hilft die Einbeziehung einer Statusliste, die alle Teilbereiche des PR-Projekts abdeckt, sodass kein Aspekt versehentlich vergessen wird.

Punkt für Punkt werden so alle aktuellen Herausforderungen besprochen. Ziel sollte es sein, direkt im Meeting wichtige Entscheidungen zu treffen und diese auch als Ergebnis festzuhalten (siehe Punkt 5).

6. Follow-up sicherstellen

Damit das Jour-Fixe-Meeting nicht verpufft, braucht es eine schriftliche Zusammenfassung der Ergebnisse und festgelegten To-dos unter Nennung aller Verantwortlichkeiten und Timings. Bei Public Affairs halten wir nach jedem Jour-Fixe-Meeting die Ergebnisse stichpunktartig in einem sogenannten Kontaktbericht fest.

Dieses Dokument dient als zentrale Referenz, damit keine Informationen verloren gehen, keine falschen Interpretationsspielräume entstehen und alle Beteiligten eine klare Übersicht über die nächsten Schritte haben. So schaffen wir Verbindlichkeit und stellen sicher, dass alle Maßnahmen zielführend umgesetzt werden können.

Fazit: Jour-Fixe-Meetings sind als Kollaborationstool in der PR unverzichtbar

Ein Jour-Fixe-Meeting muss kein lästiges Routinemeeting sein. Richtig geplant und durchgeführt, kann es – ähnlich wie ein Quarterly – als effizientes Steuerungsinstrument für PR-Kampagnen aller Art fungieren. Die Mischung aus Regelmäßigkeit, klarer Struktur und bei Bedarf inhaltlichem und/oder strategischem Fokus macht es zu einem unverzichtbaren Element moderner Unternehmenskommunikation – insbesondere in der PR-Arbeit, bei der die enge Abstimmung zwischen Agentur und Kundenunternehmen schlicht unverzichtbar ist.

Profitieren auch Sie von unseren effizienten PR-Prozessen und kontaktieren Sie uns unter big-hit@public-affairs.de. Bei uns finden Jour-Fixe-Meetings und andere Kommunikationsformate nie aus einem Selbstzweck heraus statt, sondern sind straffe Arbeitsmeetings mit eindeutigen Ergebnissen, die unsere PR-Arbeit bereichern und vorantreiben.

Autorin: Sonja Müller