Professionelle Messe-PR: Von der Messehalle in die Medien

Messeauftritte sind für Unternehmen die ideale Plattform, um sich und ihre Produkte einem breiten Publikum zu präsentieren. Doch bei einer schlichten Teilnahme ohne strategische Messe-PR ist die Resonanz häufig sehr begrenzt, das große Medienecho bleibt aus und wer nicht selbst vor Ort mit dabei war, bekommt erst recht nichts mit. Es ist also unbedingt erforderlich, dass Aussteller:innen die Presse rund um das Event clever einbinden, um über die Berichterstattung in den Medien die größtmögliche Reichweite für die eigenen Botschaften zu erzielen.

Vor der Messe eine PR-Basis schaffen und neugierig machen

Eine professionelle Messe-PR beginnt lange vor dem eigentlichen Event. Fragen Sie sich zunächst, welche Ziele Sie und Ihr Unternehmen mit der Pressearbeit rund um die Messe oder Veranstaltung erreichen möchten. Ist es die Steigerung der Markenbekanntheit, die Einführung neuer Produkte oder die Neupositionierung in der Branche? Welche Neuigkeit könnte ein guter Aufhänger für eine spätere Berichterstattung sein? Indem Sie diese Punkte klären, können Sie geeignete Themen und Inhalte finden.

Materialien und Mitarbeiter:innen vorbereiten

Sind diese Ziele und Botschaften klar definiert, bereiten Sie diese redaktionell auf und erstellen Sie die nötigen Pressematerialen wie Pressemitteilungen, eine digitale Pressemappe oder multimedialen Content. Schwören Sie Ihre Mitarbeiter:innen mit ausreichend Vorlauf auf die gesteckten Ziele ein. Pressesprecher:innen und wichtige Vertreter:innen, die Ihr Unternehmen vor Ort repräsentieren werden, sollten in der Lage sein, die Kernbotschaften jederzeit klar und überzeugend zu kommunizieren und auf diese Weise die Vorberichterstattung mitzugestalten.

Präsenz in der Messezeitschrift mitdenken

Viele Messen veröffentlichen eigene Messezeitschriften, die eine hervorragende Plattform für zusätzliche PR-Maßnahmen bieten. Diese Zeitschriften sind oft die zentrale Informationsquelle für Messebesucher:innen, um Näheres über aktuelle Themen, Aussteller:innen und Programme zu erfahren. Durch einen gezielten Beitrag in diesen Publikationen können Sie Ihre Messebeteiligung und Ihre wichtigsten Botschaften prominent platzieren.

Um in eine Messezeitschrift aufgenommen zu werden, sollten Sie sich frühzeitig über die Konditionen wie Einreichfristen, Redaktionsschlüsse und Anforderungen bei den Organisator:innen informieren. Oftmals bieten die Veranstalter:innen von Branchenmessen spezielle Pakete oder Möglichkeiten für Aussteller:innen an, um sich in den Zeitschriften präsentieren zu können. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihre Präsenz zu erhöhen und die Aufmerksamkeit auf Ihren Stand und Ihre Innovationen zu lenken.

Vorfreude wecken und Spannung erzeugen

Starten Sie parallel mit einer „Save the Date“-Kampagne, sprechen Sie gezielt Einladungen an Ihre Prio-1-Medienkontakte aus und nutzen Sie zum Beispiel auch Social Media, um Ihre (potenziellen) Follower:innen rechtzeitig zu informieren und Spannung zu erzeugen. Durch diese Vorarbeit im Rahmen der Messe-PR sorgen Sie dafür, dass Ihr Stand bereits vor Eröffnung der Fachausstellung bei den richtigen Leuten Gesprächsthema ist. Denn Vorfreude ist ja bekanntlich die schönste Freude, besonders wenn sie medial geschickt inszeniert wird.

Während der Messe die aktuelle Aufmerksamkeit für PR nutzen

Ist der Veranstaltungstag gekommen, geht es darum, mit Messe-PR live zu überzeugen. Nutzen Sie die Messe als Plattform, um Kontakte zu knüpfen sowie Ihre Botschaften bei der Presse und je nach Zielgruppe auch bei Influencer:innen zu platzieren. Live-Demonstrationen, Pressekonferenzen und aufregende Inszenierungen direkt am Stand sind gute Vehikel, um den von Ihnen eingeladenen Multiplikator:innen Ihre News schmackhaft zu machen.

Vergessen Sie nicht, alles in Echtzeit über Ihre digitalen Kanäle zu teilen – so können Sie die Aufmerksamkeit der Besucher:innen aufrechterhalten und gleichzeitig machen Sie Ihre Messeerfolge einer breiten Öffentlichkeit zugänglich. Im Folgenden beschreiben wir klassische PR-Maßnahmen für den Messetermin. Sie sollten jedoch immer hinterfragen, welche davon wirklich zielführend für Ihr Anliegen sind. Bei der Umsetzung ist Ihre Kreativität gefragt, denn ausgefallene Präsentationen bleiben am besten im Gedächtnis.

Pressemappe bereithalten und Pressekonferenz organisieren

Der Klassiker der Messe-PR ist die Pressekonferenz. Um sicherzustellen, dass Medienvertreter:innen die Veranstaltung in ihren Zeitplan aufnehmen können, sollte sie im Voraus angekündigt werden. Eine gut organisierte Pressekonferenz liefert klare Informationen zum Unternehmen, die neuesten Unternehmensnachrichten oder Ankündigungen und bietet ausreichend Raum für Fragen. Um das Medieninteresse zu steigern, können große Namen von Testimonials und Fürsprecher:innen aus der Wirtschaft eingeladen werden.

Ein unverzichtbares Hilfsmittel bei der Pressekonferenz ist die Pressemappe. Diese sollte umfassende Hintergrundinformationen über Ihr Unternehmen, detaillierte Pressetexte, Biografien von Schlüsselpersonen und optional Bildmaterialien enthalten. Gut zusammengestellte Pressemappen unterstützen Journalist:innen bei der Recherche und sorgen dafür, dass Ihre Botschaften von den Redaktionen präzise und konsistent kommuniziert werden.

Exklusiv-Interviews anbieten

Journalist:innen und Blogger:innen sind auf Exklusivität bedacht. Organisieren Sie daher für die Top-Medienvertreter:innen individuelle Interviews mit Schlüsselpersonen Ihres Unternehmens. Mit diesen Pressegesprächen erhöhen Sie die Chance auf Veröffentlichung und stärken die Beziehung zu den Fachmedien.

Presse-Lounge am Messestand einrichten

Ein ruhiger Bereich, speziell für Journalist:innen, kann auf der Messe eingerichtet werden, um ihnen Raum zum Schreiben, Ausruhen und Netzwerken zu bieten. Wichtige Elemente dieses Bereichs sind Zugang zu WLAN, Erfrischungen und gut ausgestattete Arbeitsstationen. Die Bereitstellung von Informationsmaterialien und die Präsenz einer kompetenten Ansprechperson für Rückfragen kann Ihren Service weiter verbessern und den Austausch mit der Fachpresse erleichtern.

Effektiver Messeauftritt mit Live-Demonstrationen

Machen Sie Ihre Botschaft erlebbar, zum Beispiel durch Live-Demonstrationen. Achten Sie dabei darauf, einen Spannungsbogen zu erzeugen und sie zu verschiedenen Zeiten stattfinden zu lassen. So stellen Sie sicher, dass möglichst viele Medienvertreter:innen anwesend sein können.

Live-Demonstrationen sollten präzise auf Ihr Portfolio abgestimmt sein. Bei der Gestaltung haben Sie vielfältige Möglichkeiten:

• Indem Sie Podiumsdiskussionen organisieren, können Sie Ihre Fachkompetenz unterstreichen.
• Interaktive Workshops und Produktpräsentationen ermöglichen es den Teilnehmer:innen, Ihre Produktneuheiten oder Dienstleistungen direkt auszuprobieren, wodurch eine tiefere Auseinandersetzung und ein besseres Verständnis ermöglicht wird.
• Wettbewerbe und Challenges ermöglichen den Besucher:innen, auf kreative Weise mit Ihrem Produkt zu interagieren.
• Performance Acts, wie künstlerische Darbietungen oder spezielle Events, können zudem eine unterhaltsame und einprägsame Möglichkeit bieten, Ihre Botschaft zu kommunizieren.

Unsere PR-Profis von Public Affairs haben vor einiger Zeit sehr erfolgreich eine Live-Demonstration für die Fitnessmarke Les Mills durchgeführt: Blogger:innen, Influencer:innen und Journalist:innen konnten im Rahmen der größten Branchenmesse selbst erleben, wie die USPs von Les Mills auf einer Fitnessparty wirkungsvoll in Szene gesetzt wurden. Das Ergebnis waren viele authentische Storys, die in der Zielgruppe die gewünschte Wirkung erzeugten und neue Kund:innen anlockten.

Social Media strategisch in die Öffentlichkeitsarbeit einbinden

Social-Media-Aktivitäten während einer Messe sind für die Public Relations von entscheidender Bedeutung, da sie nicht nur dazu beitragen, die Veranstaltung im Vorfeld zu bewerben, sondern auch das Publikum vor Ort und online zur aktiven Interaktion anregen. Begleitende Beiträge und Live-Stories auf geeigneten Plattformen wie LinkedIn, Instagram & Co. können die Reichweite erhöhen und neue Follower gewinnen. Darüber hinaus bieten Kommentare und Reaktionen auf Social Media wertvolle Erkenntnisse für die Nachbereitung und dienen als wichtige Impulse für die Planung zukünftiger Veranstaltungen.

Nach der Messe ist vor der Messe: Nachbereitung und Nachberichterstattung

Die Messe ist vorbei, die PR-Arbeit noch lange nicht. Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Erfolge langfristig zu sichern und Ihre Reichweite weiter auszubauen. Kontaktieren Sie Messeteilnehmer:innen, streuen Sie informative Hintergrundberichte und teilen Sie Fotos mit ausgewählten Pressevertreter:innen. Ziel ist es, langfristige Beziehungen aufzubauen, die bis zur nächsten Messe und darüber hinaus Bestand haben.

Analyse der Medienberichterstattung

Sammeln und bewerten Sie alle Medienberichte über Ihre Messebeteiligung. Eine gründliche Analyse der Medienberichterstattung zeigt, welche Themen und Inhalte besonders stark von den Adressat:innen aufgenommen wurden und wie gut sie Ihre Zielgruppe erreicht haben. Diese Einsichten helfen Ihnen, Ihren zukünftigen PR-Plan weiter zu verfeinern.

Feedback von Besucher:innen und Medienvertreter:innen einholen

Kontaktieren Sie sowohl die Messebesucher:innen als auch die Medienvertreter:innen, die Ihren Stand besucht haben. Bitten Sie um Feedback zu Ihrem Auftritt und den präsentierten Produkten oder Dienstleistungen. Diese Rückmeldungen sind wertvoll, um Ihre zukünftigen Messeauftritte noch erfolgreicher zu gestalten. Stellen Sie außerdem sicher, dass jederzeit ein:e Gesprächspartner:in verfügbar ist, um Stakeholder:innen mit Rat und Tat zur Seite zu stehen.

Dankeschön-Nachrichten und Follow-ups

Senden Sie Dankeschön-Nachrichten und Follow-ups an alle, die zur Messe beigetragen haben – von den Medienvertreter:innen über Kooperationspartner:innen bis zu den Besucher:innen. Bieten Sie ihnen zusätzliche in Informationen oder exklusive Angebote an, um das Interesse aufrechtzuerhalten und langfristige Beziehungen zu pflegen. Diese Form der Öffentlichkeits- und Pressearbeit zeigt Ihre Wertschätzung und stärkt die Bindung zu Ihren Kontakten. Gute PR lebt schließlich von der nachhaltigen Pflege dieser Beziehungen und erzielt auf diese Weise belastbare Kommunikationserfolge.

Evaluierung der PR-Maßnahmen und Optimierung der Kommunikationsstrategie

Überprüfen Sie, welche PR-Maßnahmen besonders erfolgreich waren und welche nicht die gewünschte Wirkung erzielt haben. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Ihre PR-Strategie für zukünftige Veranstaltungen zu optimieren.

Dokumentation und Learnings

Dokumentieren Sie die Ergebnisse und Learnings Ihrer Messebeteiligung und der dazugehörigen PR in einem umfassenden Bericht. Dieser Bericht dient nicht nur als Reflexion, sondern auch als wertvolle Ressource für die Planung zukünftiger Events und PR-Aktivitäten.

Durch die konsequente Nachbereitung Ihrer Messe-PR sichern Sie nicht nur den kurzfristigen Erfolg, sondern schaffen auch die Basis für nachhaltige Kommunikationserfolge. Eine professionelle Unterstützung bei der Nachbereitung und Nachberichterstattung durch erfahrene PR-Profis kann dabei helfen, Ihre Messepräsenz optimal zu nutzen und Ihre Marke langfristig zu stärken.

Messe-PR mit Know-how von Public Affairs

Eine effektive Messe-PR ist mehr als nur die Summe ihrer Teile. Sie erfordert eine durchdachte Strategie, die vor, während und nach der Veranstaltung greift. Public Affairs unterstützt Sie dabei, Ihre Messekommunikation so zu gestalten, dass sie nicht nur singulär Aufmerksamkeit erregen, sondern auch langfristig zur Stärkung Ihrer Marke beiträgt. Denn am Ende des Tages geht es nicht nur darum, präsent zu sein, sondern darum, in Erinnerung zu bleiben. Zögern Sie daher nicht, uns anzusprechen. Kontaktieren Sie uns per E-Mail unter big-hit@public-affairs.de. Erfahren Sie mehr über unsere Leistungen im Bereich Messe- und Event-PR!

Autorin: Sonja Müller