8 Fakten zur Mitarbeiterkommunikation in Krisenzeiten: Darauf kommt es bei der internen Kommunikation an

Mitarbeiterkommunikation ist seit jeher ein essenzieller Teil der Krisenkommunikation eines Unternehmens. Nur beschränkten sich diese Krisen lange Zeit auf unternehmerische Fehlentscheidungen, strukturelle Veränderungen oder tragische Zwischenfälle.

Heute bedeutet Mitarbeiterkommunikation in Krisenzeiten noch viel mehr. Denn immer häufiger wirken geopolitische Spannungen, wirtschaftliche Unsicherheiten und tiefgreifende gesellschaftliche Umwälzungen von außen auf Unternehmen ein und zwingen sie, darauf zu reagieren.

Warum ist Mitarbeiterkommunikation so wichtig für den Unternehmenserfolg?

In solch turbulenten Zeiten ist eine effektive Mitarbeiterkommunikation entscheidend. Denn sie hat die Kraft, die Identifikation der Mitarbeitenden mit dem Unternehmen zu festigen, Unsicherheiten zu minimieren und die Resilienz der gesamten Organisation zu stärken.

Auch wenn Sie als Unternehmen die mittlerweile vielschichtigen Krisen weder steuern noch beeinflussen können: Eine effiziente Kommunikation bildet die Grundlage für Zusammenarbeit, Vertrauen und Engagement, die wiederum den Unternehmenserfolg maßgeblich beeinflussen. Mit guter interner Kommunikation stehen Sie schwere Zeiten nicht nur durch, sondern gehen gestärkt aus ihnen hervor. Wie das geht? Die folgenden acht Fakten über Mitarbeiterkommunikation in Krisenzeiten verraten es Ihnen.

Fakt 1: Ohne Transparenz und Ehrlichkeit geht es nicht

Transparenz ist das A und O in der Krisenkommunikation. Denn wer offen und deutlich spricht, behält die Deutungshoheit. Das gilt nicht nur für die externe Unternehmenskommunikation, wie den Umgang mit der Presse oder Stakeholder:innen, sondern auch und besonders für die Kommunikation mit den eigenen Angestellten. Für Führungskräfte ist die transparente interne Kommunikation keine leichte Aufgabe: Denn auf der einen Seite müssen Sie dafür Sorge tragen, dass Ihre Kolleg:innen weiterhin alle wichtigen Aufgaben erledigen können und das Tagesgeschäft nicht beeinträchtigt wird. Und auf der anderen Seite müssen Sie Ihrem Unternehmen eine klare Richtung vorgeben, um dieses selbst in turbulenten Zeiten weiterhin sicher zu führen.

Mangelhafte Mitarbeiterkommunikation führt zu Unklarheiten und kann im schlimmsten Fall Betriebsabläufe behindern, wodurch wichtige Ressourcen ungenutzt bleiben könnten. Eine klare und transparente Kommunikation hingegen ermöglicht es den Teammitgliedern, aktiv zum reibungslosen Ablauf des Betriebs beizutragen.

Fakt 2: Gerüchten beugen Sie durch gezielte Kommunikation vor

Ausschlaggebend für eine gute Mitarbeiterkommunikation ist es, ehrlich zu sein und Themen und Probleme nicht zu beschönigen. Auch der Zeitpunkt der Kommunikation spielt eine Rolle: Lassen Sie sich nicht zu viel Zeit und vermeiden Sie die „Salami-Taktik“, denn Ihre Mitarbeitenden verfolgen die Situation wahrscheinlich längst über die Medien. Und je mehr Zeit Sie verstreichen lassen, desto schneller entstehen Gerüchte im „Flurfunk“, gegen die Sie dann anarbeiten müssen.

Denn für Angestellte ist es wichtig, frühzeitig zu erfahren, ob eventuelle Krisen einen direkten Einfluss auf das Unternehmen und damit letztlich auf den eigenen Arbeitsplatz haben. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise in der Logistik angesiedelt ist, Sie Ihre Produkte aus anderen Ländern importieren oder in diese exportieren, machen sich Ihre Kolleg:innen wahrscheinlich sehr schnell Sorgen, ob und inwieweit Ihr Unternehmen von global verursachten Lieferengpässen betroffen ist.

So stärken Sie die Mitarbeiterzufriedenheit und das Vertrauen Ihrer Belegschaft durch Mitarbeiterkommunikation am besten

Eine offene Kommunikationskultur fördert das Vertrauen und hilft, Gerüchte oder gar Falschinformationen zu vermeiden. Erklären Sie, welche Maßnahmen das Unternehmen ergreift, um die akute Krise zu bewältigen, und wie diese Maßnahmen die Belegschaft konkret betreffen. So festigen Sie das Verständnis für die eigene Unternehmensstrategie. Das ist umso wichtiger, da heute viele Krisen gleichzeitig stattfinden und diese kaum berechenbar scheinen.

Fakt 3: Mitarbeiterkommunikation lebt von Kontinuität und Updates

In Krisenzeiten ändern sich Situationen oft schnell und wenig planbar. Regelmäßige Updates und eine kontinuierliche Kommunikation sind daher unerlässlich, um das Team einzubinden und auf dem Laufenden zu halten. Ein regelmäßiger Kommunikationsrhythmus vermittelt Sicherheit und Kontinuität. Auch wenn Sie nicht immer Neuigkeiten zu berichten haben, können Sie diese Zeit nutzen, Fragen der Angestellten zu beantworten und gemeinsam zu diskutieren.

Nehmen Sie sich in der Krise und im Arbeitsalltag Zeit für Fragen Ihrer Mitarbeitenden

Machen Sie aber nicht den Fehler und scheren Sie alle Mitarbeitenden über einen Kamm. Jeder Mensch verarbeitet Neuigkeiten anders und hat einen anderen Bedarf nach der Menge und Genauigkeit von Informationen. So stellt auch jede und jeder Angestellte mehr oder weniger Fragen zu bestimmten Themen, je nachdem, wie stark betroffen er sich fühlt. Es ist also essenziell, dass Sie bei Ihrer Mitarbeiterkommunikation auf unterschiedliche Bedürfnisse eingehen und Ihren Kolleg:innen verschiedene Angebote machen. Menschen, die ohnehin den größten Teil ihrer Arbeit am Computer erledigen, erreichen Sie zum Beispiel eher mit digitalen Angeboten wie Q&A- oder FAQ-Bereichen im Intranet als Personen, die in der Produktion oder im Lager tätig sind. Denken Sie also stets an die unterschiedlichen Bedürfnisse in jeder Abteilung. Eine niedrigschwellige Kommunikation ist jedoch für alle Gruppen wichtig, genauso wie die Möglichkeit, Fragen jederzeit auch anonym stellen zu können.

Fakt 4: Bei der Mitarbeiterkommunikation kommt es auf die Kommunikationskanäle und die Form an

Unterschiedliche Kommunikationsanlässe benötigen auch unterschiedlich große Bühnen. Bevor Sie also ein Townhall-Meeting mit der gesamten Belegschaft ins Leben rufen, machen Sie sich zunächst bewusst, ob die Informationen auch für alle von Relevanz sind und ob ein großes Meeting mit sämtlichen Angestellten wirklich das richtige Format für Rückfragen bietet. Bedarf es mehr Diskretion, kann ein Mittagessen mit der Führungskraft oder ein privates Gespräch bei einem Spaziergang die bessere Wahl sein. Neben der klassischen Mitarbeiterkommunikation gibt es auch bei der Remote-Arbeit verschiedene Möglichkeiten des Austauschs: vom digitalen Staff-Meeting mit Chat-Fragerunde bis zum virtuellen Team-Event in kleiner Runde, bei dem eher heikle Themen im lockeren Rahmen persönlich angesprochen werden können.

Digitale Mitarbeiterkommunikation mit verschiedenen Tools: Haben Sie schon eine Mitarbeiter-App?

Nutzen Sie alle Instrumente der internen Kommunikation und verschiedene Kanäle wie E-Mails, ein Social Intranet oder virtuelle Meetings, um sicherzustellen, dass Sie wirklich alle Kolleg:innen erreichen. So profitieren Sie von den Vorteilen des Intranets und anderer Kanäle, wie schnellem Informationszugriff und zentralen Ressourcen. Sorgen Sie außerdem dafür, dass auch die Kolleg:innen, die nicht in Echtzeit an Meetings teilnehmen konnten, Zugriff auf die dort besprochenen Informationen bekommen.

Wenn Sie die Möglichkeit haben, eine Mitarbeiter-App zur Verfügung zu stellen, sollten Sie diese unbedingt nutzen. Mitarbeiter-Apps bieten Funktionen wie Newsfeeds, Chatmöglichkeiten und Kalenderintegration und können dadurch den Austausch von wichtigen Informationen und Know-how erleichtern.

Fakt 5: Durch Empathie können Sie die Mitarbeiterkommunikation verbessern

Krisen können bei Mitarbeitenden Angst und Unsicherheit auslösen. Zeigen Sie Empathie und Verständnis für die persönlichen und beruflichen Sorgen Ihrer Belegschaft. Eine empathische Mitarbeiterkommunikation fördert eine positive Unternehmenskultur und stärkt die moralische Unterstützung innerhalb der Organisation. Hören Sie zu, bieten Sie Unterstützung und erkennen Sie die emotionalen Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden an. Diese Grundsätze gelten selbstverständlich auch über (Unternehmens-)Krisen hinaus und sollten zu jedem Zeitpunkt Teil Ihrer Unternehmensführung sein.

Fakt 6: Vision und Mission geben der Mitarbeiterkommunikation die nötigen Leitplanken

Die Vision und Mission Ihres Unternehmens sollten stets mitschwingen, wenn es um Mitarbeiterkommunikation in Krisenzeiten geht. Denn diese beiden Aspekte vereinen das „Was“ und das „Warum“ Ihres Handelns und geben Ihnen bei der Kommunikation Orientierung. Nutzen Sie Ihre Vision und Mission auch, um den Angestellten noch einmal vor Augen zu führen, was sie mit ihrem Job bewegen und wie wichtig jede einzelne Person ist, damit ihnen die Arbeit in Krisenzeiten leichter fällt.

Falls Sie jetzt nicht direkt sagen können, was in Ihrem Unternehmen „Vision“ und „Mission“ ausmachen oder Sie diese Punkte nicht klar definiert haben, sollten Sie dies schnell ändern. Dies ist nicht nur für die Mitarbeiterkommunikation richtungsweisend, sondern formt Ihre Corporate Identity und bildet das Fundament einer jeden Firma. Unsere Kolleg:innen der Counterpart Group unterstützen Sie gerne mit ihrer strategischen Expertise dabei.

Zufriedene Mitarbeitende als Markenbotschafter:innen nutzen

Zufriedene Mitarbeitende, die sich mit den Werten und Zielen des Unternehmens identifizieren, sind nicht nur intern von Bedeutung. Sie kommunizieren diese Werte auch als Markenbotschafter:innen nach außen und beeinflussen somit maßgeblich die Wahrnehmung Ihrer Marke durch die Zielgruppe. Ein starkes Branding, das auf einer soliden internen Kommunikation basiert, kann sich daher auch direkt auf die Profitabilität Ihres Unternehmens auswirken.

Fakt 7: Handlungsunfähigkeit und fehlende Resilienz können Folgen schlechter Mitarbeiterkommunikation sein

Viele Mitarbeitende möchten wissen, wie sie zur Bewältigung der Krise beitragen können. Kommunizieren Sie klar, welche Schritte individuell und als Team unternommen werden können, um die Auswirkungen der Krise zu minimieren. Dies verhindert das Gefühl der Handlungsunfähigkeit und stärkt die Resilienz Ihres Unternehmens. Aber seien Sie vorsichtig bei der Wahl Ihrer Maßnahmen. Ihre Kolleg:innen möchten aufgrund einer Umweltkatastrophe Spenden sammeln? Sicherlich eine lobenswerte Idee, dennoch lohnt es sich, mögliche Hilfsorganisationen genau unter die Lupe zu nehmen, um sicherzugehen, dass die Spenden in dem betroffenen Gebiet ankommen und Ihr Unternehmen nicht mit Greenwashing in Verbindung gebracht wird.

Fakt 8: Es ist okay, Aufgaben der internen Kommunikation an Profis abzugeben

Wie Sie sehen, gibt es viele verschiedene Aspekte zu beachten, wenn man seine Mitarbeitenden auch in unruhigen Zeiten ohne Aufregung führen will. Doch Sie müssen diese Schritte nicht alleine gehen, sondern können sich von Profis wie den Berater:innen von Public Affairs begleiten lassen, denn wir wissen genau, worauf es bei der Mitarbeiterkommunikation ankommt. Eine gute Mitarbeiterkommunikation sollte bereits VOR der Krise funktionieren, damit sie auch in stürmischen Zeiten Halt geben kann.

Mitarbeiterkommunikation in Krisenzeiten erfordert ein hohes Maß an Sensibilität, Flexibilität und Führungsstärke. Nur so können Unternehmen eine Kommunikationsstrategie entwickeln, die nicht nur dazu beiträgt, die aktuellen Herausforderungen zu überstehen, sondern auch die Grundlage für langfristigen Erfolg und Stabilität legt.

Durch dick und dünn: Mitarbeiterkommunikation mit Public Affairs

Wenn Sie den Wunsch haben, Ihre Mitarbeiterkommunikation zu verbessern und sicherzustellen, dass Ihre Botschaften auch in Krisenzeiten Klarheit schaffen und Vertrauen fördern, dann sind Sie bei uns richtig. Public Affairs steht Ihnen als Agentur für Mitarbeiterkommunikation fest zur Seite, um Ihre Organisation durch unsichere Zeiten zu navigieren. Lassen Sie uns gemeinsam auf gut funktionierte Mitarbeiterkommunikation bauen und die Resilienz sowie das Vertrauen Ihres Teams stärken.

Denn wir verstehen die Bedeutung einer effektiven internen Kommunikation, die auf den drei Säulen Transparenz, Ehrlichkeit und Empathie ruht. Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie wir zusammenarbeiten können, um Ihre interne Kommunikationsstrategie zu optimieren.

Egal, ob Sie Unterstützung bei der Entwicklung einer klaren Vision und Mission benötigen, Hilfe bei der Gestaltung regelmäßiger interner Updates wünschen oder einen langfristigen und verlässlichen Begleiter haben möchten – wir sind für Sie da. Lassen Sie uns gemeinsam die Zukunft Ihres Unternehmens gestalten und Ihre interne Kommunikation entwickeln, um ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Kontaktieren Sie uns unter big-hit@public-affairs.de und vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören und gemeinsam Wege zu finden, wie wir Ihre Mitarbeiterkommunikation – auch durch unsichere Zeiten hinweg – stärken können.

Autorin: Judith Derichs