Onboarding für PR-Services bei Public Affairs – was Sie von uns erwarten können

Am Anfang einer neuen Kundenbeziehung steht bei Public Affairs, der PR-Unit der Counterpart Group, ein gut strukturierter Onboarding-Prozess. Dieser stellt sicher, dass neue Kundenunternehmen durch uns optimal betreut werden können – egal, welche PR-Services sie bei uns abrufen oder welche Kampagnen ihnen vorschweben. Das Onboarding schafft eine solide Grundlage für den späteren Erfolg durch Public Relations. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, was Sie von unserem Onboarding-Prozess erwarten können und wie es uns dadurch gelingt, mit unterschiedlichen PR-Services Ihre PR-Ziele zu erreichen.

Wie wir uns auf das PR-Onboarding vorbereiten

Um uns bestmöglich auf das eigentliche Onboarding einzustellen, führen wir vorab eine umfassende Desktop-Research durch. Dabei entwickeln wir erste Thesen für eine PR-Strategie und daraus folgende Empfehlungen für PR-Services und -Maßnahmen. Diese Vorarbeit ist nötig, um im späteren Onboarding-Gespräch die richtigen Fragen stellen zu können, und steht daher für uns zwingend an erster Stelle einer guten Beziehung zwischen Agentur und Kund:innen.

Überprüfung der aufgestellten Thesen im Onboarding-Gespräch

Das Onboarding-Gespräch selbst dauert in der Regel etwa vier Stunden – abhängig vom Projektumfang. In diesem Rahmen nehmen wir uns die Zeit, Ihre individuellen Bedürfnisse zu verstehen, um gemeinsam die für Sie und Ihre Ziele relevanten PR-Services zu identifizieren. Wir vertiefen unsere Erkenntnisse aus der Desktop-Research und prüfen, erweitern und/oder revidieren unsere Thesen gemeinsam mit dem teilnehmenden Personenkreis auf Kundenseite.

Darum führen wir das Onboarding-Gespräch nicht digital durch

Für das Onboarding-Gespräch ist es uns wichtig, uns tatsächlich an einen gemeinsamen Tisch zu setzen. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass ein Meeting vor Ort in diesem Fall deutlich besser funktioniert als zum Beispiel eine virtuelle Besprechung via Microsoft Teams, Zoom oder Google Meet.

Bei diesem realen Zusammentreffen sprechen wir dann ohne Ablenkung über die Pain Points je Zielgruppe oder Zielbranche und erweitern unser Wissen über das jeweilige Produkt, die Marke, das Unternehmen und die kommunikativen Besonderheiten, die es zu beachten gilt.

Ziel des PR-Onboardings ist es, zu verstehen, was über die potenziellen Zielgruppen und Zielbranchen bekannt ist, welche Segmente identifizierbar sind, welche Bedürfnisse es gibt und wie das Unternehmen diese Bedürfnisse bisher erfüllt oder – etwa durch ein Produkt, das neu eingeführt werden soll – in Zukunft erfüllen wird. Zudem wird beurteilt, welches Medium beziehungsweise welche Medien besonders geeignet sind, um Ihre Botschaft zu transportieren. Dieser tiefgehende Austausch ist für uns die nötige Basis, um Sie mit einer effektiven Strategie zu unterstützen und die für Sie besten PR-Services auszuwählen.

Spielregeln unseres Onboardings für PR-Services

Ein offener und ehrlicher Austausch ist uns bei Public Affairs in jeder Phase der Kundenbeziehung und unabhängig vom Umfang der gewünschten PR-Services essenziell. Daher haben wir auch für das Onboarding ein paar simple Spielregeln definiert:

1. Es gibt kein Richtig oder Falsch – wir bewerten Gesprächsbeiträge, die während des Onboardings fallen, nicht.
2. Alle Teilnehmer:innen dürfen und sollen spontan antworten und uns alles mitteilen, was ihnen in den Sinn kommt. Auch im ersten Augenblick unerheblich scheinende Gedanken können hilfreich sein.
3. Wir vermeiden Floskeln aus dem Marketing und Worthülsen, stattdessen formulieren wir klar und direkt. Nachfragen sind ausdrücklich erwünscht!
4. Wir wollen offen und ehrlich miteinander sein, auch wenn sich daraus kontroverse Diskussionen ergeben. Denn bei uns bekommen Sie vielleicht nicht zwingend die PR-Services und -Maßnahmen, die Sie wollen, aber eindeutig die, die Sie für eine erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit brauchen. Wir sagen Ihnen, wenn wir eine Maßnahme, die Sie im Sinn haben, für nicht zielführend halten. Darauf können Sie zählen!

Ein strukturiertes Onboarding, wie wir es bei unseren PR-Services zur Regel gemacht haben, bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Es schafft eine solide Grundlage für die Zusammenarbeit, fördert ein tiefes Verständnis der Zielgruppenbedürfnisse und stellt sicher, dass alle Beteiligten von Anfang an auf dasselbe Ziel hinarbeiten.

Der Ablauf eines Onboardings für PR-Services

Darum ist unser PR-Onboarding auch weit mehr als ein nettes Begrüßungsgespräch bei Kaffee und Snacks. Es folgt einer systematischen Agenda, die darauf abzielt, von Anfang an eine starke und effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten. Daher läuft es in mehreren, fest definierten Schritten ab:

1. Vorstellung aller Beteiligten: Der erste Schritt im Onboarding-Prozess ist die Vorstellung aller relevanten Beteiligten. Dies umfasst sowohl unser Team als auch die Hauptansprechpersonen auf Kundenseite. Durch eine ausführliche Vorstellungsrunde machen wir alle Personen miteinander vertraut – die Voraussetzung einer reibungslosen Kommunikation für sämtliche folgende PR-Services.
2. Verständnis für das Geschäft, die Marke und das Portfolio: Im nächsten Schritt stellen wir gezielte Fragen zur Geschäftstätigkeit des auftraggebenden Unternehmens. Hierbei geht es darum, ein tiefes Verständnis für das Unternehmen selbst, seine Produkte und Dienstleistungen sowie für die spezifischen, kommunikativen Bedürfnisse und Herausforderungen in jedem relevanten Bereich zu entwickeln. Diese Informationen brauchen wir zwingend, denn nur so lassen sich maßgeschneiderte PR-Services und -Strategien entwickeln.
3. Festlegung der Zielgruppe(n): Nicht ohne Grund heißt eine der ersten Regeln beim Verbreiten von PR-Botschaften: „Kenne deine Zielgruppe!“ Denn bei der Analyse und Definition der Zielgruppe(n) identifizieren wir, welche Branchen und Entscheider:innen (B2B) beziehungsweise welche Fokusgruppen oder Personas (B2C) mit unseren Serviceleistungen angesprochen werden sollen und entwickeln darauf basierend spezifische Kommunikationsstrategien und Kampagnenideen. Eine präzise Zielgruppenanalyse hilft immens, die PR-Botschaften später effektiv zu platzieren.
4. Identifikation von Pain Points: Ein weiterer wichtiger Bestandteil unseres PR-Onboardings ist die Identifikation von Pain Points – und zwar in alle Richtungen. Auf der einen Seite: Mit welchen Problemen sehen sich die Zielgruppen konfrontiert? Wie kann das Unternehmen, die Marke oder das Produkt helfen, diese zu überwinden? Und auf der anderen Seite: Welchen Pain Points steht man in der Kommunikation derzeit gegenüber? Was hat bisher zum Beispiel PR-seitig gar nicht funktioniert? Wir verwenden hierfür die Methode „Dump a Problem“, bei der wir gemeinsam mit den anwesenden Personen auf Kundenseite die größten Herausforderungen und Probleme herausarbeiten, kategorisieren und priorisieren.
5. Definition der PR-Ziele: Das Onboarding dient natürlich auch dazu, klare Ziele festzulegen. Gemeinsam definieren wir, welche das sind und wie der Erfolg späterer PR-Services und -Kampagnen gemessen werden kann. Die Maßnahmen zur Zielerreichung werden von uns natürlich kontinuierlich überwacht. Sie erhalten regelmäßig Reportings, die Ihnen einen klaren Überblick über den Fortschritt geben.

Onboarding ebnet den Weg für erfolgreiche PR-Services

Nach dem Onboarding geht die eigentliche Arbeit für unsere PR-Expert:innen erst los und aus Desktop-Research und den Ergebnissen des strukturierten Onboarding-Gesprächs erwächst der erste Entwurf der PR-Strategie, die alle von uns empfohlenen PR-Services umfasst und die wir in einem weiteren Meeting (auch virtuell möglich) präsentieren. Dafür leiten wir aus den gewonnenen Erkenntnissen die notwendigen Key Messages, Narrative und die kommunikative Vorgehensweise je Zielgruppe ab. Anhand exemplarischer Maßnahmenskizzen nennen wir in dieser Konzeptphase auch konkrete Handlungsempfehlungen. So erarbeiten wir Schritt für Schritt den genauen Fahrplan für die gemeinsame Zusammenarbeit.

Ihr Vorteil durch eine Zusammenarbeit mit Public Affairs

Das PR-Onboarding bei Public Affairs legt also den Grundstein für erfolgreiche PR-Services und eine vertrauensvolle Partnerschaft. Ganz gleich, ob Sie Unterstützung bei der Planung von Events, der Durchführung effektiver Pressearbeit oder der Entwicklung einer robusten Krisenkommunikation benötigen – wir sind für Sie da. Durch klare Strukturen, offene Kommunikation und eine präzise Analyse des Bedarfs und der Ziele stellen wir sicher, dass wir Ihnen den bestmöglichen Service bieten und Ihre PR-Arbeit von Anfang an auf Erfolgskurs ist.

Mehr über unsere Dienstleistungen erfahren

Wenn Sie mehr über unser PR-Onboarding und den Umfang unserer PR-Services erfahren möchten oder schon konkrete Fragen haben, zögern Sie nicht, uns unter big-hit@public-affairs.de zu kontaktieren. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen und gemeinsam erfolgreich zu sein.

Autorin: Janina Bäßgen